Réunion à distance : un changement de paradigme immédiat
Nous sommes passés depuis quelques semaines de l’entreprise physique, traditionnelle, à l’e-entreprise bien malgré nous. Nul besoin d’être une start up pour sauter dans le grand bain du digital et assurer la continuité de l’activité. Il y a changement quand il y a nécessité. La nécessité nous a donc donné rendez-vous le 16 mars 2020.
L’émergence de nouvelles « e-réunions » augmentées et optimisées
Parmi les nombreuses pratiques qui s’intensifient dans cette organisation revisitée depuis près de trois semaines maintenant, il y en a une qui bat son plein c’est la réunion. Alors qu’il était d’usage d’entendre se plaindre les collaborateurs de crouler sous d’innombrables réunions, nous assistons à une multiplication de celles-ci. Le CODIR qui passe ses journées à se réunir sur les décisions cruciales concernant la société, les collaborateurs en télétravail qui maintiennent le lien avec les clients et les partenaires, le manager qui entretient et favorise la cohésion de son équipe, les apéro d’équipe en ligne, les moments de détente, voire les déjeuners en groupe à distance, etc.
N’y aurait-il pas dans l’air l’émergence d’une culture de la réunion optimisée ? Maintenant plus que jamais auparavant il s’avère nécessaire d’instaurer quelques règles du jeu pour optimiser nos temps d’échange et les ritualiser. Rester informé et informer est essentiel mais gardons-nous de l’infobésité : organiser la communication pour délivrer l’information juste et utile. Augmenter la fréquence des échanges est positif pour mobiliser les équipes mais les collaborateurs confinés en famille gèrent aussi leur temps et leur disponibilité. Ne rajoutons pas de stress au climat quelque peu anxiogène qui règne actuellement ; trouvons un juste équilibre entre travail individuel, interactions et moments de « e-réunions » en équipes.
Quelles pratiques pour des « e-réunions » d’équipes optimisée et à haute valeur ajoutée ?
Voici donc un rappel de quelques bonnes pratiques pour des réunions en visio efficaces :
Bien préparer sa réunion : mes objectifs sont-ils précis, concrets et formalisés ? Ai-je bien défini un ordre du jour ? Quelles informations sont nécessaires ? Ai-je besoin de supports à partager et comment (en amont, pendant la réunion en ligne…) ? Quels sont les participants indispensables et concernés ? Quelles pourraient être leurs questions, leurs attentes et motivations ? Quelles peuvent être leurs réactions, questions, objections ?
Au lancement de la réunion, faire un tour de table, notamment si c’est une réunion interne, pour savoir comment vont les collaborateurs et collègues ; préciser le contexte (économique, technique, concurrence, entreprise), les objectifs poursuivis et relever les attentes des participants.
Pendant la réunion, organiser les échanges, faciliter l’expression de tous, créer et maintenir une ambiance adaptée, réguler le temps de parole et être garant du timing annoncé.
Pour conclure, faire le bilan positif de la réunion, rappeler les décisions prises et les engagements, préciser les modalités de suivi et les futures réunions si nécessaire.
Gardez en mémoire l’importance du visuel et du vocal pour les visio-conférences. En effet, la communication entre les personnes, selon Albert Mehrabian, professeur de psychologie à l’Université de Californie, c’est un mix entre le verbal qui pèse pour 7% (signification des mots, vocabulaire, sens), le vocal pour 38% (volume, débit, rythme, timbre, ton, son de la voix) et le non verbal à 55% (attitudes, gestes, regard, sourire, attention).
Un changement pérenne pour de nouvelles pratiques en réunion
L’épisode singulier que nous vivons contribue à améliorer l’efficacité de certaines pratiques déjà utilisées et à développer de nouvelles aptitudes qui, souhaitons-le, perdureront bien au-delà de notre retour dans le monde de l’entreprise traditionnelle.
Chargée de mission
