Coronavirus : l’art de la visioconférence en télétravail

Avec les mesures de confinement prises pour enrayer le développement du coronavirus, la visioconférence devient un outil indispensable de communication interne.

Elle était déjà à la mode avant la crise : en novembre dernier, huit cadres sur dix déclaraient l’utiliser régulièrement pour des réunions d’équipe ou des rendez-vous client, d’après une enquête réalisée du 18 au 25 novembre 2019 auprès de 567 cadres par Harris Interactive. Les grèves de fin d’année ont donné un coup de pouce.

« En général, nous gagnons 20 à 30 abonnés par semaine. Depuis un mois, les demandes ont doublé. Le week-end du 14 et 15 mars, suite aux annonces du Premier ministre appelant notamment les entreprises à développer le télétravail, on a atteint un pic. On a reçu une centaine de demandes en deux jours », explique Gilles Bertaux, dirigeant de la plate-forme Livestorm, spécialiste des visioconférences.

Il vient de décider de mettre gratuitement à disposition, le temps de la crise, son outil pour les réunions Livestorm Meet. Reste à savoir comment bien l’utiliser si l’on veut être efficace. Voici quelques conseils.

Tester pour éviter l’«effet Bonaldi»

On se souvient des scènes légendaires de l’animateur Jérôme Bonaldi, dans l’émission « Nulle part ailleurs » sur Canal + : il présentait une invention… mais n’arrivait pas à la faire marcher.

A qui cela n’est-il pas arrivé de connecter son ordinateur à l’écran pour lancer un PowerPoint et… de ne pas y parvenir ? L’histoire se termine en général bien : un membre de l’équipe ou un technicien du service informatique vient porter secours.

Mais c’est une autre histoire pour les salariés confinés chez eux. En cas de problème technique, personne ne peut se déplacer pour dépanner et la réunion tombe à l’eau. « Il est impératif de tester l’outil avant, entre collègues et de chez soi, pour éviter ce genre de couacs », explique Claude Burette, directeur de projet au sein du cabinet de conseil Oasys Consultants.

Mieux vaut également privilégier les outils simples permettant aux salariés d’accéder à une conférence facilement en cliquant sur un lien. « S’il faut télécharger un logiciel et l’installer, on multiplie les obstacles », avertit Gilles Bertaux, de Livestorm.

Être chez soi comme au bureau

« J’ai organisé de nombreux entretiens à distance. Certains candidats étaient à contre-jour, d’autres dans leur cuisine (je voyais les casseroles pendues à l’arrière), et quelques-uns avaient fait l’effort de soigner le haut de leur apparence (veste et chemise) mais pour le bas étaient restés en pyjamas… Certes, on ne le voyait pas directement, mais je peux vous garantir que cela se sentait », témoigne Claude Burette.

Tous ces éléments brouillent le message et déconcentrent les interlocuteurs. Il est donc important de se mettre en condition de travail, même si l’on parle depuis chez soi.

Organiser la prise de parole

C’est le fléau des talk-shows télé et radio. Les participants au débat s’emballent, tout le monde parle en même temps, et cela devient inaudible.

Pour animer une réunion à distance, un manager, comme les meilleurs journalistes animateurs de débats, doit organiser les échanges. Il donne le cadre et présente le déroulé : « Après vous avoir présenté les chiffres de la semaine, Didier, tu prendras la parole pour nous parler de… »

Il instaure aussi quelques règles de base : on ne coupe pas la parole, on se présente avant de s’exprimer et on ferme son micro dès qu’on a fini.

Recréer un cadre convivial

« Avant de rentrer dans le vif du sujet, je conseille aux managers de prendre quelques minutes pour échanger sur tout et rien, pour détendre l’atmosphère. Par exemple : d’où vous nous appelez ? Comment cela se passe chez vous ? etc. » résume Gilles Bertaux. « Quand les membres de la réunion se connaissent, la convivialité reprend rapidement le dessus. En revanche, s’ils ne se connaissent pas, il faut amorcer les choses en demandant à chacun de commencer par se présenter », ajoute Claude Burette, d’Oasys Consultants.