A distance ne soyez pas un manager virtuel
Manager à distance c’est avant tout « manager »
« Faire des contraintes des opportunités » …. Ça y est, nous y sommes : passés les 1ers jours pour se remettre du choc et commencer à s’organiser, les managers vont devoir, pour une durée indéterminée, manager à distance. Pour beaucoup d’entre eux, c’est une plongée dans l’inconnu. Rappel des chiffres-clés : en 2019, une étude Malakoff Médéric recensait 5,2 millions de salariés ayant partiellement recours au télétravail dans les entreprises de plus de 10 salariés, soit 29% des effectifs-cibles. Aujourd’hui, en application des recommandations sanitaires, les pouvoirs publics estiment qu’ils sont au moins 40% à télétravailler.
Trois différences essentielles caractérisent la situation actuelle de télétravail :
- Il est contraint : il s’impose à tous ceux qui peuvent y recourir et ne résulte pas d’un accord d’entreprise
- Il est à temps plein : habituellement, le télétravail ne représente qu’un ou deux jours par semaine
- Il se met en place sans délai : entreprises et managers n’ont pas eu le temps de s’y préparer ; c’est particulièrement difficile pour ceux qui n’ont jamais pratiqué auparavant.
La bonne nouvelle c’est que les managers vont pouvoir consacrer plus de temps pour accompagner leurs équipes …
Comme pour tout « nouveau contrat » les règles et les moyens doivent être clairs, connus de tous et respectés : référez-vous au droit du travail, assurez-vous que vos collaborateurs disposent des conditions et des moyens pour pouvoir travailler à distance.
Vos collaborateurs sont chez eux, possiblement avec leurs enfants… soyez tolérants et ayez confiance en eux… vos collaborateurs ne sont pas disponibles à tout moment. Le management à distance nécessite des échanges transparents et un haut niveau de confiance dans l’engagement de chacun à mener ses missions… avec des règles du jeu différentes.
Comment réussir le management à distance
En s’occupant d’abord des personnes
L’erreur consisterait à vouloir reproduire les mêmes rituels à distance qu’en entreprise ; c’est à la fois illusoire et inadapté. Dans un contexte où l’éloignement se conjugue avec l’inquiétude, privilégiez les échanges individuels. Concrètement, appelez chaque collaborateur au moins une fois par jour ; quelques minutes suffisent pour prendre des nouvelles, « prendre le pouls », les aider à répondre à des questions concrètes.
En allégeant le contrôle
Ne tombez pas dans le piège du « micro-management » vous devez faire confiance et trouver le bon dosage accompagnement/contrôle.
Ne focalisez pas sur le reporting formel : la distance impose la confiance « a priori ». Encouragez vos collaborateurs à vous raconter ce qu’ils font. Choisissez avec eux le moyen le plus adapté : téléphone, mail, plateforme
En partageant l’information
Mettez en place des rituels de partage d’informations rapides pour éviter l’isolement
Comme le montre le 6ème baromètre Paris Workplace 2019 réalisé par l’Ifop et SFL, l’isolement est envisagé non pas comme une force, permettant une meilleure concentration et une efficacité décuplée, mais comme un fléau. 36 % des télétravailleurs s’en plaignent, contre 26 % des salariés en général. Et ces isolés du bureau cumulent les risques de mal-être au travail : ils sont non seulement plus stressés que les autres, mais ils sont également moins performants, moins heureux.
La bonne diffusion des informations permet à la fois de maintenir l’équipe dans un même degré d’information, et d’éviter l’isolement des collaborateurs. Même à distance, une équipe informée reste engagée.
Concrètement, un fil WhatsApp pour votre équipe : vous pourrez y partager les informations urgentes, les conseils… et aussi les innombrables blagues qui circulent sur les réseaux depuis quelques jours. L’humour est un puissant antidote à la sinistrose.
Pour l’information générale sur la vie de l’entreprise, faites simples : par exemple, tous les lundis, un mail récapitulatif de la réunion de CODIR ou de la réunion que vous-même avez eue avec votre propre manager au sujet des priorités de travail.
De même, tous les vendredis, un mail récapitulatif des actions mises en place par votre équipe dans la semaine écoulée, et les projets de la semaine suivante.
En préservant la dynamique collective
Programmez une réunion d’équipe (téléphonique ou visio selon les moyens disponibles) de 40 mn à 1h pour donner la parole aux membres de votre équipe. Plus que jamais les réunions à distance se préparent et nécessitent un ordre du jour objectivé et un compte-rendu partagé (le truc en plus, programmez votre réunion à 10h50 plutôt qu’a 11h vous permettra d’obtenir une bande passante plus importante sur les réseaux publics…)
En augmentant la « chaleur ajoutée » de l’équipe
A la maison, plus de machine à café ? Plus d’échanges sur le match du PSG ou la dernière intervention du président ? Plus de nouvelles des enfants ou des dernières bonnes affaires réalisées sur vinted… Si ! Ces rituels là restent capitaux, organisez, ou faites organiser, des pauses-café virtuelles et des apéro à distance (en visio-conférence), le temps pour chacun de donner des nouvelles plus personnelles.
Et puis… la période à venir sera aussi celle de la sous-activité : Profitez-en …
- Quels seront nos objectifs à la sortie de la crise
- Avançons sur nos projets collectifs toujours stoppés en période normale
- Formons nous : préparons-nous aux compétences de demain
Manager à distance nous offre l’opportunité de revenir aux fondamentaux du management, donner du sens, piloter et faire grandir nos collaborateurs. La situation actuelle nous impose de la rigueur dans nos organisations et de la bienveillance avec nos équipes pour continuer à être performants. Les liens entres les membres de l’équipe se doivent d’être renforcés, doublés ou triplés. L’équipe ne se sera jamais virtuelle.
Directeur de projet